Ciągłość działania w firmie odnosi się do zdolności przedsiębiorstwa do kontynuowania swoich kluczowych funkcji i procesów operacyjnych w obliczu zakłóceń. Może to obejmować sytuacje kryzysowe takie jak katastrofy naturalne, ataki cybernetyczne, awarie sprzętowe lub inne nieprzewidziane okoliczności mające wpływ na normalne funkcjonowanie firmy.
Zarządzanie ciągłością działania
Zarządzanie ciągłością działania polega na tworzeniu, wdrażaniu i aktualizowaniu planów i procedur, które pomagają firmie w szybkim reagowaniu na różnego rodzaju zakłócenia. Kluczowe elementy to analiza wpływu na działalność, identyfikacja kluczowych funkcji operacyjnych, opracowywanie strategii odzyskiwania oraz regularne testowanie i aktualizacja planów.
Normy dotyczące ciągłości działania
Ciągłość działania stała się jednym z kluczowych elementów strategicznego planowania w wielu organizacjach. W odpowiedzi na te potrzeby powstały międzynarodowe normy, które służą jako ramy odniesienia w zakresie najlepszych praktyk.
- ISO 22301: Jest to najbardziej znana międzynarodowa norma dotycząca systemów zarządzania ciągłością działania. Zawiera wymogi, które pomagają organizacjom zidentyfikować potencjalne zagrożenia, ocenić ich wpływ oraz opracować skuteczne strategie reagowania. Wdrożenie ISO 22301 zapewnia firmie systematyczne podejście do zarządzania nieprzewidzianymi zakłóceniami, minimalizując ryzyko i skutki dla interesariuszy.
- Inne normy: Istnieją również inne normy i standardy branżowe, które mogą być stosowane w zależności od specyfiki działalności organizacji. Przykłady obejmują BS 25999 (Wielka Brytania) czy NFPA 1600 (Stany Zjednoczone).
Te normy nie tylko pomagają organizacjom w przygotowywaniu się do kryzysów, ale także poprawiają ich wiarygodność w oczach klientów, partnerów i innych interesariuszy, pokazując, że firma jest dobrze przygotowana na wszelkie ewentualności.
Kim jest manager ds. ciągłości działania?
Manager ds. ciągłości działania jest kluczową osobą w strukturze każdej firmy, która dąży do zapewnienia nieprzerwanego funkcjonowania swojej działalności w obliczu kryzysu.
- Rola: Jego głównym zadaniem jest zapewnienie, że organizacja jest przygotowana na różnego rodzaju zakłócenia, od awarii technicznych po katastrofy naturalne czy ataki cybernetyczne. Jego działania są skoncentrowane na minimalizacji ryzyka oraz maksymalizacji zdolności firmy do szybkiego reagowania i powrotu do normalności.
- Współpraca: Manager ds. ciągłości działania współpracuje z różnymi działami w firmie – od IT po dział finansowy czy HR – by zapewnić, że procedury i plany są zintegrowane i skuteczne.
- Wizjoner: W obliczu dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego, taki manager musi być także wizjonerem, który potrafi przewidzieć potencjalne zagrożenia i dostosować do nich strategię organizacji.
- Lider: Jako lider, powinien również posiadać zdolność motywowania i kierowania zespołem, organizowania szkoleń oraz przekonywania kadry kierowniczej do inwestowania w narzędzia i zasoby niezbędne do zapewnienia ciągłości działania.
W dzisiejszym skomplikowanym i nieprzewidywalnym świecie biznesu, manager ds. ciągłości działania odgrywa nieocenioną rolę w ochronie wartości i reputacji firmy, dbając o jej bezpieczeństwo i stabilność w najtrudniejszych chwilach.
Obowiązki i kompetencje managera ds. ciągłości działania
Manager ds. ciągłości działania odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu stabilności i efektywności przedsiębiorstwa w sytuacjach kryzysowych. Jego rola ewoluuje w miarę rozwoju technologii, zmieniających się ryzyk oraz wymagań biznesowych.
Obowiązki:
- Planowanie ciągłości działania: Opracowywanie, aktualizacja oraz wdrażanie planów ciągłości działania, które adresują potencjalne zagrożenia dla organizacji.
- Identyfikacja zagrożeń: Systematyczne monitorowanie i analiza potencjalnych zagrożeń, które mogą wpłynąć na funkcjonowanie firmy.
- Koordynacja działań: Współpraca z różnymi działami w firmie w celu zapewnienia spójności i skuteczności planów reagowania na kryzys.
- Szkolenia i ćwiczenia: Organizowanie regularnych szkoleń dla pracowników oraz symulacji sytuacji kryzysowych, by zapewnić, że procedury są aktualne i skuteczne.
- Raportowanie i analiza: Tworzenie raportów na temat skuteczności działań w zakresie ciągłości działania oraz rekomendowanie działań naprawczych w przypadku wykrycia luk.
Bieżący nadzór nad wdrożeniem norm: Upewnianie się, że firma spełnia wymogi normy ISO 22301 oraz innych stosownych regulacji.
Kompetencje:
- Znajomość norm i standardów: Wiedza na temat norm, takich jak ISO 22301, jest kluczowa dla skutecznego zarządzania ciągłością działania.
- Umiejętności analityczne: Zdolność do identyfikacji potencjalnych zagrożeń i oceny ich wpływu na działalność firmy.
- Zdolności komunikacyjne: Umiejętność skutecznej komunikacji z różnymi działami oraz z zespołem, by zapewnić właściwe zrozumienie i wdrożenie procedur.
- Doświadczenie w zarządzaniu kryzysowym: Zrozumienie dynamiki sytuacji kryzysowych i zdolność do szybkiego podejmowania decyzji.
- Zdolności organizacyjne: Umiejętność zarządzania złożonymi projektami, koordynowania działań wielu zespołów i pilnowania terminów.
- Rozwój osobisty: Chęć do ciągłego dokształcania się i rozwijania swoich umiejętności w zakresie ciągłości działania oraz zarządzania kryzysowego.
Współczesny manager ds. ciągłości działania musi być wszechstronnym specjalistą, zdolnym do przewidywania, planowania i reagowania na różnorodne sytuacje, które mogą zagrozić stabilności działania przedsiębiorstwa. W obliczu rosnącej złożoności i nieprzewidywalności świata biznesu, jego rola staje się coraz bardziej kluczowa.
Dlaczego warto wydzielić stanowisko managera ds. ciągłości działania?
W miarę rosnącej złożoności procesów biznesowych oraz wzrastających wymagań w zakresie ciągłości działania, rośnie też potrzeba posiadania dedykowanego specjalisty. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ciągłość działania pozwala na lepsze przygotowanie firmy do reagowania na kryzysy oraz minimalizuje ryzyko długotrwałych przerw w działalności.
Współczesny świat biznesu jest pełen nieprzewidywalności. Wyznaczenie managera ds. ciągłości działania to inwestycja w przyszłość firmy, gwarantująca jej stabilność w obliczu nieoczekiwanych zakłóceń.
