Kiedy kontrahent nie płaci w terminie, należy go do tego zobligować, aby nie dopuścić do przedawnienia wierzytelności. Najpopularniejszym sposobem jest wystosowanie wezwania do zapłaty, które może w tym pomóc. Aby stworzyć odpowiednie pismo, warto skorzystać
z odpowiedniej opcji z programu do faktur, który posiada taką funkcję. Tylko jak to wszystko przeprowadzić?
Czym jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty to dokument, który ma za zadanie skłonić dłużnika do uregulowania należności. Wyróżnia się trzy rodzaje wezwań:
- Zdarzenie powodujące wymagalność świadczenia – warto z niego skorzystać, kiedy strony nie ustaliły terminu płatności. Od momentu doręczenia pisma kontrahent niezwłocznie musi zapłacić za daną usługę, czy produkt. Termin można odroczyć kiedy wierzyciel sam zmienił datę zapłaty.
- Wezwanie do zapłaty kierujące w sytuacji, gdy dłużnik może zapłacić, ale nie zrobił tego w terminie – osoba egzekwująca daną należność może wysłać ponaglenie następnego dnia po upływie terminu zapłaty. Czas następujący po tym wydarzeniu jest istotny, gdyż wierzyciel ma 6 lat na wyegzekwowanie pieniędzy lub 3 lata jeśli ubiega się
o świadczenie okresowe. Później sprawa przedawnia się i odzyskanie należności staje się pod względem prawnym niemożliwe. - Przedsądowe wezwanie do zapłaty – jeżeli powyższe rozwiązania nie zadziałały, trzeba wyjaśnić przyczynę niepowodzenia. Można podjąć kolejną próbę polubownego rozwiązania sporu za pomocą skierowania do kontrahenta przedsądowego ponaglenia do zapłaty. Dokument trzeba dołączyć do pozwu wraz z adnotacją o jego doręczeniu. W treści wezwania należy umieścić informację, że jeśli należność nadal nie zostanie uregulowana, to sprawa trafi do sądu.
Co pismo powinno zawierać?
Nie ma sztywnych wytycznych, które nakazywałyby zawrzeć konkretne dane. Niemniej jednak wezwanie powinno zostać napisane w podniosłym stylu. Taki dokument zazwyczaj jest dzielony na 2 części. Pierwsza zawiera informacje ogólne takie jak: tytuł, dane wierzyciela i dłużnika w tym nazwa i adres firmy, wysokość żądanej zapłaty oraz dokładny termin jej uiszczenia (zazwyczaj do 7 lub 14 dni), wskazanie dokumentu na podstawie którego żądana jest zapłata np. faktura, dokładne dane do przelewu wraz z numerem konta.
W drugiej zaś należy wspomnieć o ewentualnych odsetkach za zwłokę, informacji o skierowaniu sprawy do sądu, możliwości obciążenia kosztami procesu oraz możliwości przekazania długu firmie windykacyjnej. Dokument powinien być wieńczony podpisem osoby składającej pismo.
Czy dokument można przesłać pocztą elektroniczną?
Wezwanie do zapłaty można wysłać mailem wyłącznie wtedy, gdy umowa zawarta pomiędzy stronami uwzględniła taki zapis. Z tego względu kiedy są zawierane nowe współprace pomiędzy kontrahentami należy zamieścić w dokumencie stosowny wpis. W przypadku realizowanych umów, nieposiadającej odpowiedniego wpisu, należy dołączyć aneks do umowy. W dokumencie należy umieścić adresy poczty elektronicznej, do której zostanie wysłane ewentualne wezwanie. Możliwość dostarczenia drogą elektroniczną jest z punktu widzenia przedsiębiorcy bardzo wygodną i tanią opcją. Jednakże odbiorca takiej wiadomości może bronić się, że wezwania nie otrzymał, ponieważ trafiła do folderu SPAM.
W wystawianiu wezwań do zapłaty pomoże Ci prosty program do faktur Melpe, który umożliwi automatyczne wysłanie odpowiedniego dokumentu.
Program do wystawiania dokumentów księgowych ułatwi proces tworzenia pisma
Z racji, że nie ma jednego wzoru, z którego można skorzystać podczas tworzenia wezwania, często pisma są niekompletne, co skutkuje brakiem mocy prawnej. By tego uniknąć, warto skorzystać z programu do wystawiania faktur, który posiada funkcję generowania oraz wysyłania wezwań do zapłaty. Obsługa takiego systemu jest szybka i łatwa. Wystarczy
w odpowiednich polach wpisać dane dłużnika wraz kwotą zapłaty bądź skorzystać z gotowych informacji, w przypadku, kiedy korzystano z tego systemu podczas wystawiania faktury. Ponadto, w odpowiednich rubrykach należy zamieścić termin uiszczenia zapłaty i liczbę dni z jaką zwleka kontrahent. Dodatkowo, trzeba uwzględnić informację o ewentualnych odsetkach oraz ich wysokości, a także adnotację czy odsetki mają być zawarte w kwocie do zapłaty.
Potrzeba wezwania do zapłaty nigdy nie jest przyjemną czynnością, ale czasem konieczną, aby odzyskać należne pieniądze. W tym celu warto skorzystać z prostego programu do faktur, który wygeneruje odpowiedni dokument i przygotuje go do wysyłki pocztą elektroniczną.
